Những điều quan trọng bạn cần biết khi chuyển văn phòng

Bất kể việc gì nếu bạn có sự chuẩn bị từ trước thì mọi việc sẽ đều diễn ra suôn sẻ, trong việc chuyển văn phòng cũng vậy mọi việc tiến hành cũng nên có sự chuẩn bị từ trước. Bằng kinh nghiệm chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng nhiều năm chúng tôi xin chia sẻ những điều quan trọng cần biết khi chuyển văn phòng dưới đây!

1. Chuẩn bị kế hoạch chi tiết

Khi làm bất kể việc gì bạn đều cần có kế hoạch, một kế hoạch tốt là bước khởi đầu cho công việc diễn ra thuận lợi. Trong việc chuyển văn phòng cũng vậy, điều quan trọng đầu tiên là bạn cần chuẩn bị một kế hoạch cụ thể, chi tiết từ A đến Z để mọi quá trình vận chuyển an toàn và nhanh chóng.

>> Chuyển nhà gặp đường xấu nên lưu ý những gì

Để lập được bản kế hoạch tốt nhất, bạn có thể tham khảo từ bạn bè, đồng nghiệp hoặc trên các phương tiện Internet. Sau khi tìm hiểu và tham khảo ý kiến bạn tiến hành lên danh sách các công việc cần làm để chủ động trong việc chuyển dọn, đảm bảo mọi công việc đều trong tầm kiểm soát.

Khi phân loại đồ dùng bạn cần lưu ý chỉ nên mang theo các đồ dùng hữu dụng, một số đồ dùng cũ không sử dụng đến bạn hãy để riêng và thanh lý chúng, tránh việc phải chuyển quá nhiều đồ dùng đến văn phòng mới mà lại không cần thiết.

2. Chọn lựa dụng cụ đóng gói phù hợp

Khi chuyển văn phòng bạn cần chuẩn bị các vật dụng đóng gói như thùng giấy, carton, băng keo,… việc này bạn nên giao cho phòng lễ tân hoặc phòng hành chính, chịu trách nhiệm chuẩn bị và phát cho từng nhân viên, từng phòng để đóng gói đồ dùng cá nhân hay đồ dùng chung của phòng. Cần lập danh sách những món đồ cần chuyển, loại đồ này cần sử dụng thùng nào, kích thước của chúng ra sao để việc đóng gói, vận chuyển đạt hiệu quả tốt nhất!

3. Phân công việc cho nhân viên công ty

Chuyển văn phòng là việc chung của công ty, nên bạn hãy phân công từng cá nhân có trách nhiệm với việc chuyển dọn này. Bạn có thể phân công cho bộ phận nhân sự sẽ lập danh sách số lượng nhân viên  trong công ty, sau đó phân bố danh sách các nhân viên luân phiên nhau giám sát công việc, nhân viên nữ làm những việc nhẹ, nhân viên nam thì đảm nhiệm những công việc nặng, hỗ trợ công việc chuyển dọn.

Hướng dẫn các nhân viên tự đóng gói đồ dùng cá nhân vào hộp riêng, ghi rõ bên ngoài tên của mỗi người để tránh nhầm lẫn. Các giấy tờ quan trọng như sổ sách, hóa đơn bạn có thể giao cụ thể cho một nhân viên quản lý, chịu trách nhiệm tự đóng gói và bảo quản khi vận chuyển để tránh thất lạc. Cử nhân viên giám sát mọi việc trong quá trình vận chuyển để không xảy ra sai sót.

4. Chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín

Yếu tố này cũng rất quan trọng khi chuyển nhà văn phòng, khi bạn lựa chọn đơn vị dịch vụ hãy chú ý tìm đơn vị uy tín để được bảo vệ quyền lợi. Không nên ham rẻ mà sử dụng những dịch vụ của công ty thiếu chuyên nghiệp, bởi một số công ty sẽ không giải quyết khi khách hàng bị mất đồ hay đồ bị hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn cũng sẽ không được bồi thường giá trị tài sản, gây tổn hại tài sản cho bạn!